Ce înseamnă noua regulă de arhivare a statelor de salarii

Conform noile reglementări legislative intrate în vigoare la începutul acestui an, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Această modificare adusă Legii contabilității și reducerea semnificativă a perioadei de arhivare a statelor de salarii a fost un motiv de bucurie pentru angajatori, dar noul termen trebuie tratat cu multă prudență. Și iată de ce. 

Înainte de toate, trebuie precizat că prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin Legea nr. 195/2022 și prin Legea nr. 36/2023, adică prin două acte normative.

Primul document, cel din 2022, prevedea, la art. 25 alin. (11), faptul că începând cu dată de 1 ianuarie 2023 statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate, se păstrează timp de cinci ani. Articolul 25 alin. (1) menținea însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (11) fiind o excepție.

UNPIR (Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România) a solicitat clarificări de la Arhivele Naționale, care au învederat faptul că situația dosarelor de personal create și deținute de entități publice sau private este reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților.

Pe formă aplicabilă la acea dată a articolului 25 din Legea contabilității, instituția a concluzionat că termenul de păstrare a statelor de salarii este de 5 ani doar la statele de salarii întocmite după anul 2011 și pentru care angajatorul a depus o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, fiind o excepție de la termenul general de arhivare de 50 de ani.

Apoi, prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Termenul de cinci ani

În acest context, consider că angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să acționeze prudent în ceea ce privește calculul termenului de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi, subliniază avocatul Andreea Manolache într-un articol pentru Avocatnet.

Potrivit precizărilor sale, în practică se pot ridică însă discuții cu privire la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal întrucât acestea din urmă includ actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante prin raportare la sfera lor mai largă, cât și la obligațiile angajatorului ce decurg din deținerea acestora.

Astfel, sunt de părere că termenul de arhivare în acest caz este tot de cinci ani, însă va curge după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul, întrucât angajatorul trebuie să poată proba raporturile de muncă cu documente din dosarul personal al salariatului în cazul în care de exemplu se solicită constatarea nulității contractului individual ori a unor clauze ale acestuia pe toată durata existenței contractului de muncă încheiat cu angajatul, concluzionează experta. 

  Fiți la curent cu ultimele noutăți. Urmăriți DCBusiness și pe Google News

Ţi s-a părut interesant acest articol?

Urmărește pagina de Facebook DCBusiness pentru a fi la curent cu cele mai importante ştiri despre evoluţia economiei, modificările fiscale, deciziile privind salariile şi pensiile, precum şi alte analize şi informaţii atât de pe plan intern cât şi extern.